大叔的小伙伴群9月6号分享:如何有效的跨部门交流

常大叔的小伙伴 常思危
2015年9月7日 19:19

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| 常 | 思 | 危 |

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出品 | 常大叔的小伙伴群

主持 | 大叔(ID:gmcc100)

整理 | 小欢(ID:bmcclxh)

编辑 | 丽娟(ID:gududexuelang1314)




如何提升跨部门的沟通技巧?


俗话说“美言一句三冬暖,恶语伤人六月寒”沟通是人生存很重要的一课,说话谁都会,但如何把话说得艺术,如何跟他人进行很好的沟通,建立良好的人际关系,但并不是每个人都能做好。


人的沟通已经是这样,更何况部门之间的沟通,那么,身为职场的我们,如何在部门之间做好沟通,特别是在客服这个部门当中,让其他部门配合,将事情做到事倍功半呢?相信大家都有一套自己的沟通方式,我们非常期待大家的分享。


今天由常大叔来做主持,组织大叔群的小伙伴们,一起聊聊怎么样加强跨部门的沟通。


第一个问题

你的工作会涉及到跨部门沟通吗?具体是什么工作?


从大家的讨论来看,客服的部门,因为职责不同,或多或少都会涉及到跨部门的沟通。


具体包括:


1、主要是客户反馈的“问题”和“需求”沟通以及闭环跟进

2、有些技术支撑的问题,必须要业务部门支撑

3、我们经常涉及部门沟通。和营业厅的跨部门沟通。牵扯到首问责任制的问题,经常有遇到推卸责任扯皮的问题,特别发愁这个问题

4、工作涉及物流~财务~业务~营销等各中心~拿报告和数据说事儿~内部都有解决问题的渠道和流程~

5、要是培训于运营数据之间的衡量,运营部门认为培训不重要,但是质检认为培训重要,讲解知识传播业务点,快速高效的解决客户的问题从而拉起接通率以及降低通话时长,但是运营部门觉得应该派上所有的人力去接起电话并处理问题,这个沟通上存在很大的分歧,也给部门间的沟通带来很大麻烦和争吵

6、突发异常,或者是涉及到数据查证,需要找产品确认;

7、我们是售后部门,需要每天和销售部门同事针对客户维护做好时时内部沟通,售前加售后,让客户觉得我们服务流程的完整性,以保证提升客户感知

8、(1)系统网络问题与技术部门的沟通。(2)产品包装变更,宣传途径问题与企划部门的沟通。(3)产品质量问题与工厂的沟通。都是些扯皮的事!



第二个问题

你在跨部门沟通的时候,主要遇到什么问题让你比较困惑的


这一部分,大家吐槽较多,总结一句话就是:部门之间的协作能力较差,1、要么不理,2、要么就只自己的,不理别人死活;3、实在不行,就拖,耗。


你以为就只有这么多吗?当然不止,还包括以下6种可能:


1、对方立场坚定即使你给与了多套方案,但是对方给予的答案永远是否定的,有句话是:理都懂 然并卵。都在各自的立场上不想退让一步,感觉不是在沟通而是在对立面,没有共同解决问题的意识,而是争强好胜,才能体现自己的价值一般

2、涉及其他部门的操作标准,不同的人,给的标准不一样,这个时候,会比较被动

3、扯皮的太多,做事的太少。只顾自己的部门利益,缺乏大局观

4、都以自己权益为重,本来认为就是他们的问题又不能拿权利约束,所以遇到问题大家都推脱责任,要么压根不管!

5、(1)客服反馈的问题技术研发部门觉得不重要,不愿意推动事情;

(2)不愿意花力气深层次解决客户问题,只是应付客服反馈的问题

(3)思维方式不一样,沟通不在一个频道上,沟通费劲;

6、(1)隔壁部门的执行不到位,与沟通结果不匹配;

(2)沟通的事情,隔壁部门不理解,不支持,继而无法实施,只能找共同的领导强制执行;

(3)隔壁部门认为侵犯到自己部门的利益,继而拖延,慢慢弱化沟通的效果和结果,最终不了了之。



第三个问题

你觉得是什么原因导致 出现这些障碍


在一个部门呆久了,除非是一个傻子,从来不会观察,或者不会思考,要不然,大致都清楚是什么原因,导致跨部门之间的沟通,非常不顺畅。


总结大家提到的四大原因:


1、考核方式影响


2、沟通机制

3、领导的影响力

4、部门的影响力


第四个问题

你认为要如何做,才能确保沟通顺畅


具体的做法,可以分公开层面,以及私下的处理这两种思路:


一、公开:

1、建立相关沟通的机制

2、找一个利益的共同点,

3、方式+跟踪+压力。前面说的邮件方式沟通再加当面或者电话沟通。。然后定时跟踪,要自己主动 不能依靠对方给答复~最后就是这样处理不到位的话只能反馈到公司

4、流程方面我觉得需要建立完整的分工和责任到人,哪个部门干什么事情?出了问题谁负责?但是这个还有点就是需要大家有共同的目标,领导可以强制干预的特例需求,绩效考核也要基于共同目标的情况下进行合理制定,做到你中有我需要的我中需要你帮助的!

5、OKR结果导向,严格的绩效管控有助于约束行为

6、建立一个透明的流程机制:我们是做外卖,客服下单的及时性、准确性是客服的责任,质检检查出错误每单都会有罚款啊,相对的,物流也是一样,如果出现派送不及时、送错产品,也会罚款。

7、要有一个给力的系统,方便查询、在出现问题的时候,及时锁定问题环节在哪里?

8、换位思维的体验:部门间互相流程穿越,体验其他部门的工作一段时间。

9、海尔实行内部市场链,客户化,下一环节是上一环节的客户,内部市场化,减少了推诿扯皮

10、领导的沟通能力:按照规范和程序,95%的沟通问题都能得到解决,剩下5%的沟通问题可以通过其它方式解决。但从了解的中国企业情况来看,60%的问题能通过程序解决就相当不错了。除了企业发展程度的原因,还有一个原因是,中国人讲人情,讲感情,是感性的。

二、私下处理:

1、多一些直接间接的交流,加个微信没事儿点个赞,跟谈恋爱一样,你不能平时不联系,想亲热的时候再联系。

2、多帮助其他部门,累积感情,这样下次要麻烦的时候,也不会显得唐突了

3、不要把所有的跨部门工作想得理所当然,不要指望别人都是好人,你觉得重要的事情还可能不如别人午饭吃啥重要

4、其实人情也不一定是坏事情,以前在外包需要负责项目招聘,招聘部门对接公司N多项目,我就没事就去和招聘部门聊天,大家熟悉了问题解决起来会快不少。


第五个问题

你自己在跨部门沟通的工作中能做什么


1、希望沟通中能:(1)换位思考;(2)不争执,不争辩。(3)严禁看笑话式,告状式,指责式表达,不许指责和批评其他部门,只找自己原因,并且必须提出改善建议。


2、对于基层管理者来说,首先,要多了解公司的各种政策、方向,也要理解公司相关活动、策略的调整背后的原因,再用自己的了解,去和所在团队的员工分享,沟通,争取 得到大家的理解,支持,只有这样,一些策略才能落实下去,才能避免人为的误会,也帮助自己团队,避免很多无谓的问题。

3、还有就是多发现自己的优势,衡量利弊,有效置换资源,不打无准备之仗!

4、分四点来说

(1)需要与其他部门合作时,我一定会思考清楚我要什么,这个部门是不是能给我,如果找员工合作,会和其主管先沟通,了解其工作饱和度,在做合理安排

2)多沟通,了解其他部门的做事风格,用对方喜欢的方式办事

(3)找到利益共同点,时提升项目整体KPI还是提升自身的能力

(4)完成合作,当面感谢。

5、我来说说我从上面学到的:

(1)以后去沟通之前我会在平时的时候多跟不同的部门去混脸熟,聊感情,做到很好的理解对方的感想和需要的东西是啥,做到知己知彼百战不殆。

(2)下次在沟通的时候我会提前做好几套方案的选择,轮番轰炸,挑明对方的利益以及我们有他需要的东西,让对方知道我们是可以平等沟通的

(3)换位思考。不能一直站在自己的立场上,保持双方的互利互惠

(4)和领导建议规划完整的制度和流程,责任到人。

6、我谈四点自己的看法

(1)做好沟通前准备(问题是什么?需要对方做什么?对方为什么要做能得到什么好处?)

(2)提升自己的影响力(平时就维护好跨部门的人员关系,不要有问题的时候才去找人!)

(3)根据问题提出流程建设需求,通过领导的协助将一些灰色业务分工明确避免再次扯皮!

(4)沟通后的问题要落到实处,例如会议后的分工让相应负责人签字,责任到人!


回顾

部分精彩发言


合肥农行刘慧
对于单位共同目标的理解偏差,太注重自身在职业中的作用,而忽视沟通的重要性,不仅需要内部团体的相互协作,更需要将整个单位作为一个团队,各个部门化为内部进行通力合作才能达成共同目标,而不是窝里斗。


流程方面我觉得需要建立完整的分工和责任到人,哪个部门干什么事情?出了问题谁负责?但是这个还有点就是需要大家有共同的目标,领导可以强制干预的特例需求,绩效考核也要基于共同目标的情况下进行合理制定,做到你中有我需要的我中需要你


阿B哥老豆

找双赢,曾经有领导教育过,互相扯皮,只会导致部门之间二败俱伤,用找双赢的方式,找大家一起做可以双赢的结果和出发点,那大家工作起来就很有动力,不会出现扯皮现象。


许翔Shine

职场的社交和沟通有时候并不仅限于职位和职能,每个部门的形象,每个人在公司的影响力都不一样,如何在仅有的资源下争取更多,靠的是诚意和关系。千万不能只以岗位去要求别人的行为。


唐小钦糖
我就是认为不能一味要求对方部门配合,我们要区分对待,有的部门不添乱它就是帮你了,我们花力气也不一样,对你这个事有资源有意愿的部门是最要紧密联系多沟通多交流,有资源没意愿的部门你可能要寻求领导协助出面,没资源有意愿的你要想办法安排一些事给它一起弄弄,但不能太指望它。没意愿没资源的它不添乱就行了。


小言
方式+跟踪+压力。前面说的邮件方式沟通再加当面或者电话沟通。。然后定时跟踪,要自己主动 不能依靠对方给答复~最后就是这样处理不到位的话只能反馈到公司。


霍霍
在跨部门交流中,有一个给力的系统的支持很重要,出错后能够及时追踪到具体的责任人。同时适用80/20原则,管理人员承担主要责任,从面改进整体的业务流程,减少重复性的失误。


我们跨部门沟通使用OA系统的任务单,反馈节点有时间要求,但真正用的多的,还是专门定制开发的业务系统,建议可以参考海尔实行内部市场链,客户化,下一环节是上一环节的客户,内部市场化,减少了推诿扯皮。


常思危

对于一些自己无法决定的流程,特别是家庭式的企业,确实有它的利益所在,自己能做的,就是平衡好双方的关系,去争取自己需要的资源,你一味的抱怨,肯定解决不了问题。


我们一般是平级间,不同部门轮换岗位体验,也建议领导直接到一线去体验,然后用领导的影响力,去推动完成。虽然能影响的不太大,但是能解决一个问题,是一个,总比什么都不做好。



·END·


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